Theo Quyết định, Hà Nội thực hiện tái cấu trúc 01 thủ tục hành chính trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, cụ thể là thủ tục "Cấp phó bản văn bằng bảo hộ và cấp lại văn bằng bảo hộ/phó bản văn bằng bảo hộ" (mã TTHC: 1.013966). Thủ tục này được triển khai theo hướng điện tử hóa toàn trình, kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, bảo đảm người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử.
Khắc phục những bất cập trong thực hiện thủ tục trực tuyến
Qua rà soát, đánh giá hiện trạng, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố cho biết việc thực hiện thủ tục hành chính lĩnh vực sở hữu trí tuệ dù đã được quy định ở mức độ dịch vụ công trực tuyến toàn trình nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế. Danh mục thành phần hồ sơ chưa được cụ thể hóa đầy đủ theo hướng hồ sơ điện tử; việc yêu cầu bản chính, bản sao chứng thực đối với một số giấy tờ trong khi dữ liệu đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu quốc gia chưa thực sự phù hợp với định hướng chuyển từ "tiền kiểm" sang "hậu kiểm".
Bên cạnh đó, mẫu đơn điện tử (E-form) chưa được tối ưu để tự động điền thông tin khi người dân, doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản VNeID; việc yêu cầu ký số trong một số trường hợp chưa thật sự cần thiết, làm gia tăng thao tác và thời gian thực hiện. Quy trình xử lý hồ sơ điện tử của cán bộ cũng chưa được khép kín hoàn toàn trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.
Từ thực tiễn đó, phương án tái cấu trúc được xây dựng trên cơ sở bám sát các chủ trương lớn của Trung ương và Thành phố về chuyển đổi số, cải cách thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, đặc biệt là Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị và Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP của Chính phủ.
Điện tử hóa toàn trình, lấy dữ liệu làm nền tảng
Theo phương án tái cấu trúc, thủ tục cấp phó bản và cấp lại văn bằng bảo hộ được tổ chức thực hiện hoàn toàn trên Cổng Dịch vụ công, từ khâu nộp hồ sơ, thẩm định, thanh toán phí, lệ phí đến trả kết quả. Các thành phần hồ sơ được chuẩn hóa theo hướng hồ sơ điện tử, trong đó tờ khai được cấu hình dưới dạng E-form; cá nhân đăng nhập bằng VNeID không phải ký số, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện ký số theo quy định.
Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Thành phố sẽ kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân, cho phép tự động điền thông tin, tái sử dụng dữ liệu đã có, hạn chế tối đa việc phải cung cấp lại giấy tờ.
Quy trình xử lý hồ sơ được thiết kế khép kín trên môi trường điện tử. Cán bộ thụ lý, lãnh đạo đơn vị thực hiện thẩm định, ký số, phát hành kết quả ngay trên hệ thống; kết quả giải quyết được lưu trữ tại kho dữ liệu chuyên ngành và trả cho người dân, doanh nghiệp dưới dạng bản điện tử có giá trị pháp lý thông qua tài khoản dịch vụ công, VNeID hoặc ứng dụng iHanoi.
Tiết kiệm mạnh chi phí, nâng cao chất lượng phục vụ
Việc tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực sở hữu trí tuệ mang lại tác động tích cực rõ rệt. Đối với người dân và doanh nghiệp, thời gian chuẩn bị và thực hiện hồ sơ được cắt giảm từ 70–80%, không còn phải đi lại nhiều lần, có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả mọi lúc, mọi nơi. Hồ sơ được theo dõi trực tuyến, nhận thông báo tự động, bảo đảm minh bạch và an toàn dữ liệu.
Tái cấu trúc TTHC lĩnh vực sở hữu trí tuệ
Đối với cơ quan giải quyết TTHC, quy trình điện tử giúp giảm đáng kể khối lượng xử lý thủ công, hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian thẩm định và giảm chi phí lưu trữ hồ sơ giấy. Các Chi nhánh Trung tâm Phục vụ hành chính công cũng được giảm tải áp lực tiếp nhận trực tiếp, chuyển trọng tâm sang hỗ trợ trực tuyến và xử lý chuyên sâu.
Đáng chú ý, theo tính toán tổng chi phí tuân thủ thủ tục hành chính đối với thủ tục này giảm từ 2.379.480.000 đồng/năm xuống còn 1.021.944.000 đồng/năm, tương đương tiết kiệm 1.357.536.000 đồng/năm, đạt mức 57% so với trước khi tái cấu trúc.
Triển khai đồng bộ, bảo đảm hiệu lực từ 1/1/2026
Quyết định số 1861/QĐ-TTPVHCC có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Tổng Công ty Viễn thông MobiFone và các đơn vị liên quan hoàn thiện hệ thống, kiểm thử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến theo đúng phương án đã được phê duyệt trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày ký ban hành.