Chỉ tái cấu trúc 1 thủ tục nhưng tác động sâu rộng
Theo Quyết định, Hà Nội phê duyệt phương án tái cấu trúc đối với 01 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực tài sản kết cấu hạ tầng chợ, cụ thể là thủ tục "Giao tài sản kết cấu hạ tầng chợ do cấp xã quản lý" (mã TTHC: 1.012568).
Mặc dù chỉ liên quan đến một thủ tục cụ thể, song đây là thủ tục có tính chất đặc thù, liên quan trực tiếp đến việc quản lý, khai thác tài sản công tại hệ thống chợ, một thiết chế kinh tế - xã hội quan trọng ở cơ sở. Do đó, việc tái cấu trúc quy trình không chỉ mang ý nghĩa kỹ thuật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công, thúc đẩy phát triển thương mại địa phương.
Hướng tới giải quyết thủ tục "không giấy tờ"
Điểm nổi bật của phương án tái cấu trúc là định hướng thực hiện thủ tục hành chính hoàn toàn trên môi trường điện tử, tiến tới "không giấy tờ", "không tiếp xúc trực tiếp".
Theo đánh giá hiện trạng, thủ tục này hoàn toàn đủ điều kiện để triển khai toàn trình trên môi trường số nhờ tính sẵn có của dữ liệu chuyên ngành. Tuy nhiên, trước đây hệ thống chưa được tối ưu, việc kết nối, chia sẻ dữ liệu còn hạn chế, dẫn đến người dân, doanh nghiệp vẫn phải cung cấp nhiều giấy tờ trùng lặp.
Phương án mới đã khắc phục căn bản tình trạng này bằng việc áp dụng nguyên tắc "một lần khai báo", dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành sẽ được cơ quan nhà nước chủ động khai thác, không yêu cầu người dân cung cấp lại.
Đặc biệt, hệ thống sẽ hỗ trợ tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) khi người dùng đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian kê khai, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Chuẩn hóa thành phần hồ sơ, giảm mạnh giấy tờ
Một trong những nội dung quan trọng của tái cấu trúc là rà soát, tinh gọn thành phần hồ sơ.
Theo đó, nhiều giấy tờ như Quyết định phê duyệt dự án đầu tư, Quyết định xác lập quyền sở hữu toàn dân… sẽ không còn yêu cầu nộp nếu đã có trong các cơ sở dữ liệu được kết nối. Người dân, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các tài liệu chưa có sẵn hoặc chưa được số hóa.
Các tài liệu được chấp nhận dưới dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có chứng thực, đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Điều này mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công trực tuyến, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy truyền thống.
Quy trình 5 bước, xử lý hoàn toàn trên môi trường số
Quy trình giải quyết thủ tục sau tái cấu trúc được thiết kế gồm 5 bước, vận hành hoàn toàn trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC:
Bước 1: Người dân, doanh nghiệp đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến, hệ thống tự động điền thông tin từ các cơ sở dữ liệu.
Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ điện tử, không yêu cầu bổ sung giấy tờ đã có trong hệ thống.
Bước 3: Hệ thống tự động xác thực dữ liệu; cơ quan chuyên môn thẩm định, phê duyệt và ký số kết quả.
Bước 4: Trả kết quả điện tử qua Cổng Dịch vụ công hoặc các nền tảng số.
Bước 5: Lưu trữ, cập nhật trạng thái và cho phép tái sử dụng dữ liệu trong các thủ tục tiếp theo.
Đáng chú ý, toàn bộ quá trình xử lý, từ tiếp nhận đến trả kết quả, đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất, không phát sinh quy trình song song ngoài hệ thống, đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy vết.
Cắt giảm gần 60% chi phí tuân thủ
Một trong những kết quả nổi bật của phương án tái cấu trúc là giảm mạnh chi phí tuân thủ thủ tục hành chính.
Theo tính toán, tổng chi phí thực hiện thủ tục trước khi tái cấu trúc là 13,320,000 đồng/năm, sau khi tái cấu trúc giảm xuống còn 5,390,000 đồng/năm, tiết kiệm 7,930,000 đồng, tương đương 59,53%.
Không chỉ tiết kiệm chi phí trực tiếp, phương án còn giúp giảm chi phí cơ hội, yếu tố thường bị bỏ qua nhưng có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cần đẩy nhanh tiến độ đầu tư, khai thác tài sản.
Nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng phục vụ
Đối với cơ quan nhà nước, việc tái cấu trúc giúp chuyển toàn bộ quy trình xử lý sang môi trường điện tử, từ soạn thảo, thẩm định đến phê duyệt. Các biểu mẫu được chuẩn hóa, ký số trực tiếp, giảm sai sót thủ công và rút ngắn thời gian xử lý nội bộ.
Bộ phận một cửa cũng được giảm tải đáng kể áp lực tiếp nhận trực tiếp, chuyển sang hỗ trợ trực tuyến, nâng cao năng suất và chất lượng phục vụ.
Trong khi đó, người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục mọi lúc, mọi nơi, theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực và nhận kết quả điện tử có giá trị pháp lý để sử dụng trong các giao dịch tiếp theo.
Quyết định cũng phân công cụ thể trách nhiệm cho các đơn vị: Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Công thương và các cơ quan, đơn vị liên quan điện tử hóa mẫu đơn, mẫu tờ khai; tích hợp, kiểm thử cung cấp dịch vụ.
Không chỉ dừng lại ở việc đơn giản hóa thủ tục, phương án tái cấu trúc còn đặt nền tảng cho việc khai thác, tái sử dụng dữ liệu, yếu tố cốt lõi trong chuyển đổi số. Qua đó, góp phần hình thành hệ sinh thái dịch vụ công thông minh, lấy dữ liệu làm trung tâm, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.
Trong thời gian tới, mô hình này được kỳ vọng sẽ tiếp tục được nhân rộng sang các lĩnh vực khác, góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, vì dân phục vụ.