Đây là một trong những thủ tục hành chính trọng điểm, có số lượng hồ sơ phát sinh lớn nhất trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã, được Thành phố ưu tiên tái cấu trúc nhằm triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình – liền mạch – thực chất, hướng tới mục tiêu lấy người dân làm trung tâm phục vụ.
Thủ tục hộ tịch có khối lượng hồ sơ lớn nhất cấp xã
Theo thống kê của Sở Tư pháp Hà Nội, trong giai đoạn từ 01/7/2025 đến 15/11/2025, thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao giấy khai sinh ghi nhận 75.880 hồ sơ, trung bình 16.862 hồ sơ mỗi tháng. Khối lượng hồ sơ lớn, tần suất thực hiện cao đã đặt ra yêu cầu cấp thiết phải đổi mới phương thức giải quyết theo hướng số hóa, đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình.
Bám sát chủ trương cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số của Chính phủ và Thành phố, phương án tái cấu trúc được xây dựng trên cơ sở cắt giảm tối đa giấy tờ, giảm chi phí tuân thủ và chuyển mạnh từ tiền kiểm sang hậu kiểm, không yêu cầu người dân nộp bản chính, bản sao chứng thực khi dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia.
100% trực tuyến, trả kết quả điện tử
Theo phương án được phê duyệt, thủ tục Cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã TTHC: 2.000635) sẽ được tiếp nhận 100% trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Kết quả giải quyết được trả 100% dưới dạng bản điện tử, có ký số, lưu trữ trong kho dữ liệu số cá nhân và có giá trị pháp lý tương đương bản giấy theo quy định.
Người dân đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID, khai báo thông tin trên biểu mẫu điện tử (E-form). Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để điền sẵn thông tin, qua đó cắt giảm việc tải lên giấy tờ nhân thân, giảm đáng kể thời gian và thao tác cho người dân.
Quy trình giải quyết tinh gọn, minh bạch
Quy trình giải quyết thủ tục được thiết kế khép kín trên môi trường điện tử, gồm các bước: nộp hồ sơ – tiếp nhận và thẩm định – ký số – trả kết quả. Toàn bộ quá trình xử lý được lưu vết trên hệ thống, cho phép người dân theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, nhận thông báo tự động qua email hoặc tin nhắn điện thoại.
Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc hoặc người dân có nhu cầu, kết quả bản giấy sẽ được chuyển phát miễn phí qua dịch vụ bưu chính đến địa chỉ đăng ký.
Tiết kiệm 160,458,792,000 đồng chi phí tuân thủ mỗi năm
Đánh giá tác động cho thấy, sau tái cấu trúc, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính giảm từ 207,200,256,000 đồng xuống còn khoảng 46,741,464,000 đồng mỗi năm, tương đương mức tiết kiệm khoảng 160,458,792,000 đồng (77,44%). Lợi ích này đến từ việc giảm số lần đi lại, giảm giấy tờ phải chuẩn bị, rút ngắn thời gian xử lý và chuyển mạnh sang hình thức trực tuyến.
TÍNH CHI PHÍ TIẾT KIỆM SAU TÁI CẤU TRÚC
Bên cạnh lợi ích kinh tế, phương án còn góp phần nâng cao tính minh bạch, hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ, giảm áp lực cho Bộ phận Một cửa và tăng khả năng tiếp cận dịch vụ công cho các nhóm yếu thế thông qua tổ công nghệ số cộng đồng và các điểm hỗ trợ dịch vụ công.
Tổ chức triển khai đồng bộ, quyết liệt
Theo Quyết định, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội và Tổng công ty Viễn thông MobiFone triển khai điện tử hóa, tích hợp hệ thống, kết nối và chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia. Việc hoàn thành tích hợp kỹ thuật được yêu cầu thực hiện trong vòng 05 ngày kể từ ngày ký ban hành Quyết định.
Quyết định có hiệu lực từ 01/01/2026, đánh dấu bước tiến quan trọng trong lộ trình xây dựng nền hành chính hiện đại, phục vụ, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm của thành phố Hà Nội.