Để thực hiện các mục tiêu đã đề ra, đặc biệt là các nhiệm vụ về xây dựng nền hành chính số và chính quyền số, UBND Thành phố đã triển khai Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước (sau đây gọi tắt là "Hệ thống văn bản doanh nghiệp") tại cổng điện tử: https://qlvbdn.hanoi.gov.vn/. Đây được xem là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm đổi mới căn bản phương thức làm việc, hướng tới sự minh bạch và hiệu quả trong mối quan hệ giữa chính quyền với cộng đồng doanh nghiệp.
Thực tế hiện nay cho thấy, áp lực lên hệ thống hành chính là vô cùng lớn khi quy mô trao đổi văn bản giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước đang tăng theo cấp số nhân qua từng tháng, từng quý. Theo thống kê, mỗi năm, các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn Thủ đô đã phát hành khoảng 5 triệu văn bản đến các tổ chức và doanh nghiệp. Ở chiều ngược lại, cộng đồng doanh nghiệp và tổ chức cũng gửi cơ quan nhà nước khoảng 20 triệu văn bản. Điều đáng nói là trong tổng số 25 triệu văn bản giao dịch hàng năm này, hiện vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản đang được xử lý thủ công dưới dạng giấy tờ truyền thống mà chưa ứng dụng ký số. Với định mức trung bình mỗi văn bản dài khoảng 5 trang, tổng số lượng giấy cần in ấn lên tới gần 35 triệu trang mỗi năm. Gánh nặng này không chỉ nằm ở chi phí in ấn, lưu trữ hay nhân lực vận chuyển mà còn tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ, thất lạc, thậm chí thiếu minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Số liệu thống kê văn bản trao đổi giữa chính quyền và doanh nghiệp hàng năm tại Hà Nội
Để giải quyết bài toán này, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Kế hoạch số 147/KH-UBND ngày 10/4/2026 về việc triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội. Hệ thống được kỳ vọng sẽ tạo ra một bước ngoặt lớn, đổi mới căn bản phương thức làm việc từ "giấy tờ" sang "số hóa" một cách toàn diện. Khi tham gia vào Hệ thống văn bản doanh nghiệp, mọi giao dịch văn bản điện tử đều được ký số hợp lệ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các nghị định liên quan; các văn bản trên Hệ thống sẽ có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với văn bản giấy. Điều này bảo đảm tính an toàn, bảo mật và thông suốt cho mọi dòng chảy thông tin giữa chính quyền và doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Đối với cộng đồng doanh nghiệp, tính tiện ích của phần mềm được thể hiện rõ nét qua quy trình vận hành đơn giản và linh hoạt. Doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản xác thực bằng email và chữ ký số một cách nhanh chóng dựa trên hồ sơ đã khai báo với cơ quan Thuế. Thay vì phải trực tiếp gửi văn bản qua đường bưu chính hoặc gửi văn bản đi mà không truy vết được luồng xử lý văn bản; tổ chức và doanh nghiệp có thể sử dụng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử như một cách chính danh để giao tiếp và theo dõi luồng phản hồi từ cơ quan chuyên môn. Hệ thống văn bản doanh nghiệp đã tích hợp khả năng tra cứu trạng thái xử lý văn bản theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ và nắm bắt kịp thời các phản hồi từ cơ quan chức năng. Đặc biệt, phần mềm không chỉ dừng lại ở các văn bản hành chính mà còn mở rộng hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với nhà nước, tạo tiền đề cho một hệ sinh thái kinh doanh hiện đại và minh bạch.
Về phía các cơ quan quản lý nhà nước, Hệ thống văn bản doanh nghiệp mang lại một công cụ điều hành tập trung và hiệu quả. Các sở, ban, ngành và UBND các cấp có thể tiếp nhận, xử lý và phản hồi văn bản của doanh nghiệp ngay trên giao diện điều hành trực tuyến. Một trong những tính năng nổi bật giúp tối ưu hóa thời gian là khả năng quản lý các nhóm đối tượng gửi nhận. Cơ quan quản lý nhà nước có thể tạo các nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực hoặc địa bàn để phát hành văn bản hàng loạt chỉ với một vài thao tác đơn giản, bảo đảm thông tin được truyền tải rộng rãi mà không bị sai sót hay bỏ lỡ đối tượng.
Việc tích hợp liên thông với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Thành phố qua hệ thống dữ liệu dùng chung LGSP (Local Government Service Platform) giúp dữ liệu được đồng bộ hóa tuyệt đối, phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, giám sát và đôn đốc tiến độ giải quyết công việc của cán bộ.
Mô hình hoạt động của Hệ thống văn bản doanh nghiệp
Giá trị của việc triển khai hệ thống văn bản doanh nghiệp còn nằm ở những lợi ích to lớn về mặt xã hội và môi trường. Việc cắt giảm gần 35 triệu trang giấy in hàng năm sẽ góp phần quan trọng vào việc giảm phát thải, tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên và bảo vệ môi trường. Đồng thời, khi các giao dịch được thực hiện trực tuyến, lưu lượng giao thông tại đô thị cũng sẽ giảm bớt đáng kể do người dân và đại diện doanh nghiệp không còn phải di chuyển trên đường để nộp hay nhận văn bản. Đây là những giá trị vô hình nhưng lại có tác động sâu rộng đến chất lượng sống và sự phát triển bền vững của Thủ đô.
Thành phố Hà Nội đã đặt ra lộ trình cụ thể với mục tiêu phấn đấu triển khai tập huấn kết hợp tuyên tuyền bảo đảm cán bộ, doanh nghiệp sử dụng, vận hành hệ thống thành thạo từ tháng 4/2026. Từ ngày 01/6/2026, toàn bộ văn bản trao đổi giữa các cơ quan hành chính với doanh nghiệp, trừ các văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước, sẽ được thực hiện 100% qua môi trường điện tử và chính thức chấm dứt việc gửi song song bản giấy.
Với quyết tâm chính trị cao và sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng kỹ thuật, Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử hứa hẹn sẽ là hạt nhân quan trọng thúc đẩy công cuộc chuyển đổi số của Hà Nội, khẳng định tinh thần chính quyền luôn đồng hành, lấy doanh nghiệp làm trung tâm để phục vụ và phát triển.