Nền tảng công nghệ đem lại tính thống nhất, đồng bộ
Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung được thiết kế như một "trục liên thông" kết nối các cấp chính quyền: từ các sở, ban, ngành Thành phố đến UBND cấp xã, phường với cộng đồng doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh.
Về mặt kỹ thuật, hệ thống không chỉ là hòm thư điện tử, mà còn là một nền tảng tích hợp đa chức năng bao gồm: gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu và đặc biệt là tính năng theo dõi tiến độ xử lý văn bản theo thời gian thực. Hệ thống được tích hợp định danh điện tử và hỗ trợ đầy đủ các hình thức chữ ký số hợp pháp, bảo đảm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin và xác thực điện tử theo quy định pháp luật.
Sự đồng bộ của hệ thống được thể hiện qua việc liên thông hoàn toàn với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Thành phố. Điều này giúp dòng chảy thông tin không bị ngắt quãng, bảo đảm một văn bản điện tử từ doanh nghiệp có thể được luân chuyển và xử lý tức thời tại các phòng ban chuyên môn của cơ quan nhà nước. Người dân có thể nắm được lộ trình văn bản, qua đó thấy được tính minh bạch, khả năng theo dõi, giám sát quá trình xử lý văn bản theo một lộ trình cụ thể kể từ khi người dân, doanh nghiệp gửi văn bản đi cho tới khi nhận được phản hồi từ cơ quan chuyên môn, cơ quan quản lý nhà nước.
Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội góp phần minh bạch thông tin, giám sát quá trình xử lý văn bản của doanh nghiệp
Văn bản điện tử có giá trị như bản giấy
Một trong những băn khoăn lớn nhất của doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch trên môi trường số chính là tính pháp lý. Tuy nhiên, hệ thống chuyển nhận văn bản mới được xây dựng dựa trên nền tảng vững chắc của Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ; đồng thời đáp ứng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ; Kế hoạch số 67/KH UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố và Quyết định số 12/2020/QĐ UBND ngày 12/6/2020 của UBND thành phố Hà Nội.
Vì vậy, theo nội dung kế hoạch, các văn bản điện tử được ký số hợp lệ và trao đổi qua hệ thống sẽ có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Thành phố khẳng định, đối với các loại văn bản đã đáp ứng đủ điều kiện pháp lý, cơ quan nhà nước sẽ chấm dứt việc gửi song song bản giấy từ ngày 01/6/2026. Đây là lời cam kết mạnh mẽ từ chính quyền Thành phố trong việc thừa nhận và bảo vệ các giao dịch trên môi trường số, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các thủ tục hành chính, trao đổi thông tin giữa người dân, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước và người dân, doanh nghiệp với đối tác.
"Lợi ích kép" từ phần mềm chuyển nhận văn bản
Việc triển khai hệ thống phần mềm chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội mang lại nhiều lợi ích, không chỉ cho cơ quan quản lý mà trực tiếp cho người thụ hưởng là doanh nghiệp và người dân:
Lợi ích đầu tiên có thể kể đến đó là khả năng tối ưu hóa chi phí và thời gian. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí từ việc in ấn, thiết bị, văn phòng phẩm, phí chuyển phát bưu điện và tiết kiệm thời gian, nhân lực khi giao dịch trực tiếp. Văn bản có thể được gửi đi trong vài giây thay vì phải chờ đợi nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày qua đường bưu điện.
Tiếp đến, khi vận hành phần mềm chuyển nhận văn bản, quá trình lưu vết trên hệ thống máy chủ sẽ góp phần minh bạch hóa quá trình xử lý. Thông qua khả năng theo dõi tiến độ giải quyết, người dân và doanh nghiệp có thể biết chính xác văn bản của mình đang ở bước nào, ai đang xử lý, từ đó loại bỏ hiện tượng nhũng nhiễu hoặc chậm trễ không rõ lý do.
Hệ thống chuyển nhận văn bản cung cấp kho lưu trữ dữ liệu tập trung, giúp việc tra cứu văn bản cũ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Điều này giải quyết bài toán thất lạc tài liệu và quá tải diện tích kho lưu trữ giấy truyền thống.
Với định hướng triển khai các nhiệm vụ, giải pháp phát triển đô thị thông minh đến năm 2030, việc triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số, ứng dụng khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo trong hoạt động của các cơ quan trong hệ thống chính trị; đồng thời thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Đây là nền tảng để Thủ đô triển khai các dịch vụ như thanh tra - kiểm tra điện tử và ký kết hợp đồng kinh tế điện tử giữa các doanh nghiệp. Mục tiêu đến ngày 30/12/2026, 100% văn bản giữa tổ chức doanh nghiệp với cơ quan hành chính thuộc Thành phố và ngược lại: được gửi, nhận thông qua hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử.
Trong công cuộc số hóa, phát triển ứng dụng điện tử giúp giảm lưu thông giấy tờ dưới dạng vật chất và giảm phương thức di chuyển trực tiếp, góp phần quan trọng trong việc giảm phát thải môi trường và giảm áp lực giao thông cho Thủ đô.
Lộ trình triển khai bài bản, thực chất
Thành phố Hà Nội đã đề ra một lộ trình triển khai hệ thống bài bản, theo từng mốc thời gian và đặt ra mục tiêu cụ thể:
- Đến ngày 30/4/2026: Phấn đấu 100% doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn được đăng ký và bắt đầu sử dụng hệ thống.
- Từ ngày 01/6/2026: Bắt buộc gửi văn bản điện tử từ cơ quan nhà nước đến doanh nghiệp (trừ hệ thống văn bản mật).
- Trước ngày 30-6-2026: Toàn bộ văn bản trao đổi hai chiều giữa chính quyền và doanh nghiệp được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số.
- Trước ngày 30/12/2026: Hoàn thành việc khuyến khích ký kết hợp đồng kinh tế điện tử giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các đối tác.
Đáng chú ý, Cục Thuế thành phố Hà Nội được lựa chọn là đơn vị triển khai thí điểm toàn diện cả 2 chiều ngay trước ngày 30/4/2026.
Để đảm bảo không một doanh nghiệp nào bị bỏ lại phía sau, Hà Nội sẽ triển khai các đợt tập huấn rộng khắp, xây dựng video hướng dẫn và thiết lập tổng đài hỗ trợ kỹ thuật. Các hiệp hội doanh nghiệp, đặc biệt là Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa, sẽ đóng vai trò cầu nối để hướng dẫn hội viên tiếp cận hệ thống một cách dễ dàng nhất.
Về vấn đề an ninh mạng, thành phố đã xây dựng phương án bảo mật đa tầng, sao lưu dữ liệu thường xuyên và giám sát vận hành theo thời gian thực. Các giải pháp phòng chống tấn công mạng được triển khai đồng bộ nhằm bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh của doanh nghiệp và dữ liệu quản lý nhà nước.
Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố: Chủ trì quản trị, vận hành hệ thống
Trong kế hoạch triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đóng vai trò là cơ quan chủ trì quản trị, vận hành, nâng cấp hệ thống bảo đảm an toàn thông tin và vận hành thông suốt của hệ thống. Đặc biệt, từ ngày 10/4/2026, Trung tâm tiếp nhận toàn bộ quyền quản trị, vận hành và hồ sơ tài liệu từ Sở Khoa học và Công nghệ để bắt đầu giai đoạn triển khai thực tế.
Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đóng vai trò là cơ quan chủ trì quản trị, vận hành, nâng cấp hệ thống bảo đảm an toàn thông tin và vận hành thông suốt của hệ thống
Với vai trò là đầu mối tập trung, Trung tâm chịu trách nhiệm điều phối chung, kiểm tra và đôn đốc các Sở, ban, ngành, cũng như UBND các xã, phường trong việc thực hiện kế hoạch. Trung tâm cũng là đơn vị tổng hợp tiến độ, báo cáo UBND Thành phố để kịp thời có những chỉ đạo sát sao, phù hợp với tình hình thực tế.
Để hệ thống thực sự đi vào đời sống, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố cũng là đơn vị chủ trì xây dựng các bộ tài liệu hướng dẫn, video đào tạo và thiết lập tổng đài hỗ trợ kỹ thuật. Trung tâm phối hợp cùng các hiệp hội doanh nghiệp tổ chức các hội nghị, hội thảo tập huấn nhằm đảm bảo mọi tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều có thể sử dụng hệ thống một cách thành thạo.
Bên cạnh đó, Trung tâm còn có trách nhiệm phối hợp với Thanh tra Thành phố để xây dựng quy trình thanh tra, kiểm tra điện tử trên nền tảng này, dự kiến hoàn thành trước ngày 30/11/2026.
Việc tập trung vai trò đầu mối cho Trung tâm Phục vụ hành chính công giúp Hà Nội đảm bảo tính thống nhất trong quản lý, đồng thời tạo ra một địa chỉ tin cậy duy nhất để tổ chức, doanh nghiệp tương tác và giải quyết các vướng mắc trong quá trình giao dịch điện tử với chính quyền, góp phần hiện thực hóa mục tiêu "Hành chính thông minh - Tận tâm phục vụ".
Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử thống nhất là minh chứng cho tinh thần "Lấy doanh nghiệp làm trung tâm" của chính quyền Hà Nội. Việc tham gia hệ thống không chỉ là tuân thủ quy định mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp tự số hóa quy trình quản trị, nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên kinh tế số. Với sự quyết tâm của chính quyền và sự hưởng ứng tích cực từ cộng đồng doanh nghiệp, Thủ đô Hà Nội đang hiện thực hóa mục tiêu về một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.