Sự ra đời của hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước (https://qlvbdn.hanoi.gov.vn/) không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là yêu cầu cấp thiết để giải quyết gánh nặng hành chính hiện nay. Bằng cách đổi mới căn bản phương thức làm việc từ "giấy tờ" sang "số hóa", Hà Nội không chỉ tiết kiệm hàng nghìn tỷ chi phí xã hội mà còn khẳng định tinh thần phục vụ, lấy doanh nghiệp làm trung tâm, từng bước hiện thực hóa mục tiêu Thủ đô văn hiến, văn minh, hiện đại theo đúng tinh thần của Luật Thủ đô đã được Quốc hội thông qua vào ngày 23/4/2026 vừa qua.
Hà Nội hiện là trung tâm chính trị, hành chính, kinh tế, văn hóa lớn của cả nước, nơi tập trung số lượng rất lớn doanh nghiệp và các tổ chức ngoài khu vực nhà nước. Với khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức không phải doanh nghiệp đang hoạt động, mỗi ngày phát sinh một khối lượng rất lớn các giao dịch hành chính, văn bản trao đổi giữa các tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan quản lý nhà nước. Các giao dịch này trải rộng trên nhiều lĩnh vực như đầu tư, xây dựng, khoa học và công nghệ, giáo dục, y tế, lao động - xã hội, đất đai, môi trường, văn hóa… và có mối liên hệ trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc, quyền lợi hợp pháp của tổ chức, doanh nghiệp cũng như hiệu quả quản lý nhà nước.
Trong điều kiện phương thức trao đổi văn bản hiện nay, với cùng một quy trình xử lý, văn bản điện tử chỉ mất từ 10 đến 15 phút, trong khi văn bản giấy cần từ 50 đến 60 phút. Theo thống kê, hiện vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước thực hiện trên giấy - chiếm tỷ lệ 28%, quá trình liên lạc còn phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời gian, khoảng cách địa lý và khâu trung gian chuyển phát. Việc in ấn, ký đóng dấu, vận chuyển, tiếp nhận, vào sổ, số hóa, lưu trữ hồ sơ giấy và chuyển phát về phòng chuyên môn là một quy trình xử lý văn bản phổ biến hiện nay. Các bước xử lý hiện không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn làm kéo dài quy trình xử lý công việc, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất lạc, thiếu minh bạch trong quy trình xử lý. Những hạn chế này mang tính khách quan, xuất phát từ phương thức tổ chức và công cụ giao dịch chưa tương xứng với quy mô phát triển và yêu cầu quản lý của một đô thị lớn, nơi khối lượng công việc ngày càng tăng, đòi hỏi tính chính xác, kịp thời và minh bạch cao.
Câu chuyện của doanh nghiệp
Người dân cho rằng cần có một hệ thống trao đổi thông tin công khai minh bạch giữa chính quyền và doanh nghiệp - Ảnh NVCC
Câu chuyện của bà Nguyễn Thu Phương, Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn Quản trị và Phát triển Nguồn nhân lực Ngôi Sao, có lẽ là nỗi lòng chung của hàng trăm nghìn doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn Thủ đô. Là một đơn vị đăng ký kinh doanh tại Hà Nội nhưng có hoạt động trên phạm vi rộng cả trong nước và quốc tế, công ty của bà thường xuyên phải thực hiện các thủ tục hành chính, báo cáo, trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý nhà nước cũng như gửi giấy mời sự kiện tới lãnh đạo các cơ quan chuyên môn. Bà Phương chia sẻ rằng mặc dù hiện nay các cán bộ nhà nước đã rất nhiệt tình hỗ trợ và có cơ chế phản hồi nhanh chóng, nhưng đôi khi việc gửi - nhận văn bản giấy vẫn gặp những sự cố gián đoạn ngoài ý muốn do quá trình vận chuyển. Chính từ thực tế này, bà kỳ vọng vào một kênh liên lạc chính thống, công khai và minh bạch hơn để các hoạt động của doanh nghiệp được tổ chức kịp thời, bên cạnh đó, tiến trình xử lý các phản ánh cũng dễ dàng được theo dõi và lưu vết trên hệ thống.
Một câu chuyện khác xuất phát từ góc nhìn của cán bộ quản lý tại VNPT Hà Nội - đơn vị ra đời từ năm 2007 - lại là sự trăn trở về thời gian xử lý, tiếp nhận văn bản. Thông thường, văn bản giấy được chuyển phát nhanh trong nội đô có thể mất 24 cho đến 48 tiếng. Cộng thêm thời gian xử lý văn bản nội bộ, nhiều văn bản khi đến phòng chuyên môn đã sát giờ báo cáo. Vì vậy, nếu công tác giao nhận văn bản được số hóa, sẽ góp phần rút ngắn thời gian xử lý, bảo đảm doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.
Thành phố Hà Nội hiện là nơi tập trung của cộng đồng doanh nghiệp vô cùng đông đảo và năng động, với đặc điểm đa dạng từ các tập đoàn lớn đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa, cùng hàng nghìn hộ kinh doanh cá thể đang khát khao chuyển đổi số. Luật Thủ đô 2026 đã tạo ra một bệ phóng pháp lý quan trọng khi xác định phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số là những ưu tiên hàng đầu. Luật không chỉ quy định về việc thực hiện nền hành chính số, công vụ số mà còn đưa ra các chính sách ưu đãi vượt trội cho doanh nghiệp như miễn thuế thu nhập trong 5 năm đối với các hoạt động khởi nghiệp sáng tạo, hay hỗ trợ lãi suất vay vốn cho các dự án ứng dụng công nghệ cao tại Thủ đô.
Niềm tin của các chủ doanh nghiệp như bà Phương về một hệ sinh thái số lành mạnh cũng chính là mục tiêu mà thành phố Hà Nội đang quyết tâm hiện thực hóa thông qua Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
"Đường cao tốc số" kết nối doanh nghiệp và chính quyền
Để tham gia vào "đường cao tốc" Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, các quy trình dành cho doanh nghiệp đã được thiết kế tối giản và thuận tiện nhất có thể.
Bước một, doanh nghiệp truy cập vào Hệ thống chuyển nhận văn bản tại địa chỉ https://qlvbdn.hanoi.gov.vn/ để khởi tạo và xác thực tài khoản bằng email. Ngay sau khi thực hiện thao tác đăng ký, doanh nghiệp tiến hành xác thực thông tin. Đối với các doanh nghiệp đã có mã số thuế trên hệ thống thực hiện tìm kiếm theo mã số thuế, tải file xác thực về để ký số điện tử và upload ngược lại để hoàn tất. Trong trường hợp không tìm thấy mã số thuế, doanh nghiệp sẽ thực hiện quy trình xác thực theo các bước chi tiết tại tài liệu hướng dẫn đính kèm để được hệ thống phê duyệt và cập nhật dữ liệu định danh.
Bước 1: Xác nhận thông tin doanh nghiệp
Bước hai, doanh nghiệp cần khai báo và xác thực thông tin đơn vị, gồm tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện và mã số thuế. Một lưu ý đặc biệt quan trọng là tên doanh nghiệp được khai báo phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin ghi nhận trên chứng thư số (chữ ký số) của đơn vị. Hệ thống sẽ tự động đối soát và xác thực tính xác thực của thông tin thông qua việc kiểm tra chữ ký số trên tệp dữ liệu mà doanh nghiệp tải lên. Nếu kết quả đối soát hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được hệ thống cấp quyền sử dụng đầy đủ các tính năng nâng cao; ngược lại, trong trường hợp thông tin chưa trùng khớp, hệ thống sẽ đưa ra thông báo để đơn vị kịp thời chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Bước 2: Doanh nghiệp cần xác thực, chọn Tải xuống file xác thực, thực hiện ký số và tải tệp lên hệ thống
Bước ba, khi đã hoàn tất định danh, quy trình tạo và gửi văn bản tới cơ quan nhà nước sẽ được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử.
Tính đến thời điểm hiện tại, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đã phối hợp với Thuế Hà Nội để đồng bộ hơn 255.000 dữ liệu doanh nghiệp trên địa bàn Thủ đô. Các doanh nghiệp chỉ cần thực hiện khai báo thông tin và xác thực tài khoản.
Không chỉ dừng lại ở việc gửi đi các yêu cầu, Hệ thống còn kiến tạo một không gian tương tác hai chiều linh hoạt giữa chính quyền và doanh nghiệp. Bên cạnh việc chủ động phát hành văn bản mới, doanh nghiệp có thể dễ dàng phản hồi các văn bản đến từ cơ quan nhà nước ngay trên danh sách quản lý văn bản của mình. Tính năng trả lời này cho phép doanh nghiệp kế thừa các thông tin từ văn bản đã nhận để soạn thảo văn bản phản hồi, giúp mạch trao đổi thông tin được liên tục, minh bạch và lưu vết trên toàn bộ hệ thống. Đây chính là nền tảng quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc không giấy tờ, nâng cao hiệu quả hành chính và thúc đẩy sự phát triển của hệ sinh thái số Thủ đô.
Sự tiện ích của phần mềm chuyển nhận văn bản điện tử không chỉ nằm ở việc cắt giảm chi phí in ấn hay thời gian đi lại, mà còn là bước đi chiến lược để doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi từ Luật Thủ đô. Việc tham gia vào hệ thống này chính là minh chứng cho năng lực số của doanh nghiệp, giúp họ dễ dàng tiếp cận hơn với các dịch vụ số nâng cao như ký kết hợp đồng điện tử hay thanh tra - kiểm tra điện tử trong tương lai gần.
Hà Nội đang hướng tới mục tiêu 100% doanh nghiệp trên địa bàn đều được đăng ký và sử dụng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước. Đây không chỉ là một yêu cầu về mặt hành chính, mà là một cơ hội để mỗi doanh nghiệp cùng góp phần xây dựng một Thủ đô văn minh, hiện đại và minh bạch.