Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước không chỉ là công cụ trao đổi thông tin mà còn là nền tảng cốt lõi giúp các sở, ban, ngành và UBND xã, phường đổi mới căn bản phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường số hóa, bảo đảm tính công khai, minh bạch và nâng cao hiệu quả chỉ đạo điều hành. Để vận hành Hệ thống một cách thông suốt, các cơ quan quản lý cần nắm vững quy trình từ quản trị người dùng, quản lý nội dung tương tác đến nghiệp vụ chuyên sâu về văn bản điện tử.
Các cán bộ quản lý cơ quan nhà nước truy cập vào cổng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước qua tên miền tại địa chỉ: https://qlvbdn.hanoi.gov.vn/
Quản trị và phân quyền
Nền tảng đầu tiên của Hệ thống bắt đầu từ công tác quản trị và phân quyền người dùng, bảo đảm quy trình vận hành ổn định và bảo mật thông tin cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Với tài khoản quản trị, cơ quan nhà nước có thể thực hiện tìm kiếm danh sách người dùng thông qua các tiêu chí như tên đăng nhập, trạng thái hoạt động hoặc đơn vị phòng ban cụ thể. Quy trình thêm mới người dùng yêu cầu sự chính xác trong việc nhập liệu họ tên, email và quan trọng nhất là việc gán đúng nhóm người dùng cũng như vai trò tương ứng.
Để tối ưu hóa công tác quản lý, hệ thống cho phép định nghĩa các nhóm người dùng có cùng chức năng, vai trò và phân định rõ ràng tập hợp các chức năng quyền hạn đại diện cho từng vai trò nhất định. Việc khóa hoặc mở vai trò, chỉnh sửa quyền truy cập được thực hiện linh hoạt để đáp ứng sự thay đổi về nhân sự hoặc nhiệm vụ chuyên môn của từng cán bộ.
Công tác quản trị và phân quyền người dùng, bảo đảm quy trình vận hành ổn định và bảo mật thông tin
Cổng thông tin điện tử ngay trên hệ thống chuyển văn bản
Bên cạnh chức năng quản lý văn bản, hệ thống còn đóng vai trò là một cổng thông tin tương tác mạnh mẽ thông qua mô-đun quản trị nội dung (CMS). Cơ quan nhà nước có thể chủ động tạo lập, chỉnh sửa và xuất bản các tin bài, video hoặc thư viện ảnh để truyền thông các chính sách mới nhất tới cộng đồng doanh nghiệp. Mỗi nội dung khi khởi tạo đều được quản lý chặt chẽ theo từng chuyên mục và chủ đề, cho phép cán bộ tác vụ thực hiện quy trình từ soạn thảo, gửi duyệt đến xuất bản hoặc gỡ bỏ nội dung khi không còn phù hợp. Đặc biệt, tính năng quản lý liên kết và banner giúp cơ quan quản lý dễ dàng điều hướng doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng với các dịch vụ công hoặc các thông báo khẩn thiết của thành phố.
Sự tương tác giữa chính quyền và doanh nghiệp còn được thể hiện rõ nét qua tính năng "Quản lý góp ý". Hệ thống cung cấp danh sách tập trung các phản ánh, kiến nghị từ phía doanh nghiệp, cho phép cán bộ chuyên môn xem chi tiết và gửi câu trả lời trực tiếp trên giao diện quản trị. Điều này không chỉ giúp rút ngắn thời gian phản hồi mà còn tạo ra cơ chế giám sát giúp lãnh đạo đơn vị theo dõi được mức độ hài lòng của doanh nghiệp, từ đó kịp thời chấn chỉnh hoặc hỗ trợ giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Tính năng "Quản lý góp ý" trên hệ thống
Trọng tâm của hệ thống chính là nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử, nơi thực hiện các giao dịch hai chiều giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Quy trình này bắt đầu từ việc tiếp nhận văn bản, khi doanh nghiệp gửi tài liệu đã ký số, hệ thống sẽ tự động chuyển đến kho lưu trữ tương ứng của cơ quan quản lý. Cán bộ phụ trách có trách nhiệm đăng nhập vào mục văn bản của doanh nghiệp để xem nội dung, tải tệp đính kèm và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Sau khi xem xét, cơ quan nhà nước có thể chọn tính năng trả lời văn bản để phản hồi trực tiếp cho doanh nghiệp, đảm bảo tính liên kết và lưu vết giữa văn bản đến và văn bản đi.
Một thao tác, kết nối cộng đồng doanh nghiệp
Để tăng cường kết nối, thông tin, cơ quan quản lý nhà nước có thể soạn thảo văn bản mới để phát hành đến một hoặc nhiều doanh nghiệp cùng lúc. Quy trình soạn thảo yêu cầu nhập đầy đủ tiêu đề, loại văn bản, đính kèm tài liệu và chọn đối tượng nhận. Một trong những tiện ích nổi bật giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót là khả năng quản lý doanh nghiệp theo nhóm. Cơ quan quản lý có thể tạo lập các nhóm gửi dựa trên lĩnh vực hoạt động, địa bàn hoặc các tiêu chí thành viên khác. Khi phát hành văn bản, thay vì phải chọn từng doanh nghiệp riêng lẻ, cán bộ chỉ cần chọn nhóm đã được định nghĩa sẵn, hệ thống sẽ tự động chuyển văn bản đến tất cả các đơn vị trong nhóm đó. Ngoài ra, tính năng đồng bộ doanh nghiệp theo lĩnh vực giúp cơ quan quản lý luôn cập nhật được danh sách các đơn vị mới đăng ký để không bỏ sót đối tượng khi triển khai các chính sách chuyên ngành.
Toàn bộ quá trình luân chuyển văn bản đều được hệ thống phân loại theo các trạng thái rõ ràng như văn bản soạn thảo, văn bản chờ phát hành, văn bản chờ xử lý và văn bản đã phát hành để cán bộ dễ dàng theo dõi tiến độ. Mọi văn bản điện tử được gửi nhận qua hệ thống khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về chữ ký số và định danh điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 sẽ có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Điều này cho phép các cơ quan hành chính thành phố tiến tới chấm dứt việc gửi song song bản giấy từ ngày 01/6/2026, góp phần giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình kinh tế số.
Việc sử dụng thành thạo Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong kỷ nguyên mới mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp, tận tâm của chính quyền Thủ đô trong việc phục vụ doanh nghiệp. Thông qua các tính năng từ quản trị hệ thống, tương tác cổng thông tin đến nghiệp vụ văn bản điện tử toàn trình, cơ quan nhà nước Hà Nội đang từng bước xây dựng một môi trường làm việc không giấy tờ, đảm bảo dòng chảy thông tin luôn thông suốt, an toàn và hiệu quả, xứng tầm là hạt nhân thúc đẩy sự phát triển bền vững của vùng Thủ đô.