Hoàn thiện quy trình theo hướng toàn trình – liền mạch – thực chất
Theo đánh giá hiện trạng, thủ tục hành chính Chuyển trẻ em đang được chăm sóc thay thế tại cơ sở trợ giúp xã hội đến cá nhân, gia đình nhận chăm sóc thay thế trước đây chưa đáp ứng đầy đủ mức độ dịch vụ công trực tuyến toàn trình; thành phần hồ sơ còn yêu cầu nhiều bản chính, bản sao chứng thực trong khi dữ liệu đã có thể khai thác từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành. Điều này gây phát sinh thời gian, chi phí tuân thủ cho tổ chức, cá nhân.
Phương án tái cấu trúc lần này hướng đến mục tiêu tổ chức thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình – liền mạch – thực chất, bảo đảm người dân, tổ chức có thể thực hiện thủ tục hoàn toàn trên môi trường điện tử, giảm tối đa giấy tờ và thao tác trung gian.
Cắt giảm giấy tờ, tăng cường khai thác dữ liệu số
Thủ tục có mã số 2.001942.H26, cơ quan giải quyết là UBND cấp xã nơi cư trú của cá nhân, gia đình nhận chăm sóc thay thế. Thủ tục không thu phí, lệ phí.
Điểm nổi bật của phương án tái cấu trúc là cụ thể hóa thành phần hồ sơ điện tử theo đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử, cho phép:
Nộp văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử do cá nhân, tổ chức tự chịu trách nhiệm trước pháp luật (chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm).
Tái sử dụng dữ liệu từ Kho quản lý dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, ví điện tử VNeID, iHanoi.
Kết nối, khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch, nền tảng sổ sức khỏe điện tử và hệ thống văn bản của UBND cấp xã.
Một số thành phần hồ sơ như giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe sẽ được cắt giảm khi hoàn tất kết nối, khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
Toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ – từ tiếp nhận, thẩm định, ký số, phát hành kết quả – được thực hiện trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, không phải thông qua hệ thống trung gian, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý và tính thống nhất.
Ảnh Minh họa
Quy trình điện tử 5 bước rõ ràng
Phương án tái cấu trúc thiết kế quy trình điện tử gồm 5 bước:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người đứng đầu cơ sở trợ giúp xã hội có trách nhiệm lập danh sách và hồ sơ trẻ em có nhu cầu tìm cá nhân, gia đình chăm sóc thay thế chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ điện tử theo yêu cầu. Tài liệu có thể được scan, chụp từ bản chính hoặc sử dụng trực tiếp các bản điện tử đã có sẵn. Các tài liệu điện tử được chủ động lựa chọn và lấy từ nguồn phù hợp (thiết bị cá nhân, kho dữ liệu điện tử, ví VNeID hoặc các kho lưu trữ khác) và tải lên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Thành phố.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người đứng đầu cơ sở trợ giúp xã hội truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia (tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/), đăng nhập bằng tài khoản VneID và chọn thủ tục hành chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện. Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/doanh nghiệp đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.
Người đứng đầu cơ sở trợ giúp xã hội thực hiện tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn từ các kết quả giải quyết TTHC trước đó (nếu có) hoặc đính kèm các tài liệu đã chuẩn bị từ Kho quản lý dữ liệu cá nhân lên Hệ thống.
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ
Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ và xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ:
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức qua tài khoản của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, gửi cá nhân, tổ chức qua tài khoản của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: tiếp nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải quyết theo quy trình quy định.
Bước 4: Thẩm định hồ sơ
Cơ quan chuyên môn giải quyết tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.
Hệ thống cung cấp các biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký số trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Hệ thống tự động chuyển kết quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử. Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái "Đã xử lý xong").
Bước 5: Nhận kết quả
Sau khi Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết, chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC/ví iHaNoi/ví VNeID.
Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái "Đã trả kết quả").
Trường hợp cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm tra kết quả có sai sót, hồ sơ sẽ được trả lại cho đơn vị giải quyết để thực hiện giải quyết lại.
Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc hoặc Công dân có yêu cầu, kết quả giải quyết bản giấy sẽ được chuyển phát miễn phí về địa chỉ đăng ký của Công dân thông qua dịch vụ bưu chính.
Giảm mạnh chi phí tuân thủ, tăng minh bạch
Theo tính toán, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trước tái cấu trúc khoảng 10.010.000 đồng/năm. Sau tái cấu trúc, chi phí giảm còn khoảng 2.310.000 đồng/năm, tiết kiệm 7.700.000 đồng.
Đối với người dân và tổ chức, việc tái cấu trúc giúp: Thực hiện thủ tục 24/7, không phải đi lại, chờ đợi. Theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực. Sở hữu kết quả giải quyết dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, thuận tiện cho các giao dịch tiếp theo.
Đối với cơ quan nhà nước, quy trình điện tử thống nhất giúp giảm thao tác thủ công, tăng tính chính xác, rút ngắn thời gian phê duyệt và nâng cao năng suất xử lý hồ sơ.
Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Y tế Hà Nội, Tổng Công ty Viễn thông Mobifone (đơn vị phát triển Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính) và các cơ quan, đơn vị liên quan điện tử hóa mẫu đơn, mẫu tờ khai, cập nhật quy trình điện tử theo phương án tái cấu trúc tại Quyết định này lên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Y tế, Tổng Công ty Viễn thông Mobifone hoàn thành việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được nêu ra theo phương án tái cấu trúc tại Quyết định này.