Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 387/QĐ-TTPVHCC về việc phê duyệt quy trình nội bộ - quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Hộ tịch, Quốc tịch, Nuôi con nuôi, Chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
Đây là văn bản pháp lý quan trọng, phê duyệt hệ thống quy trình nội bộ và quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trong các lĩnh vực cốt lõi gồm: Hộ tịch, Quốc tịch, Nuôi con nuôi và Chứng thực. Với quy mô 62 quy trình được chuẩn hóa, quyết định này được kỳ vọng sẽ tạo ra một bước ngoặt lớn trong công tác quản lý tư pháp tại Thủ đô.
Quyết định 387/QĐ-TTPVHCC ra đời trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh cắt giảm, đơn giản hóa các rào cản hành chính dựa trên dữ liệu dân cư. Văn bản này bám sát Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 và đặc biệt là Nghị định số 18/2026/NĐ-CP của Chính phủ về cắt giảm điều kiện kinh doanh và TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.
Sự cần thiết của Quyết định này còn thể hiện ở việc đồng bộ hóa các quy định mới nhất từ Bộ Tư pháp ban hành cuối năm 2025 và đầu năm 2026 liên quan đến lĩnh vực nuôi con nuôi, quốc tịch và hộ tịch trong nước.
Việc ban hành Quyết định 387/QĐ-TTPVHCC chính thức thay thế các quy trình cũ tại các Quyết định số 1035, 1048, 1067 và 1273 ban hành năm 2025, cụ thể: các quy trình giải quyết thủ tục hành chính đã được phê duyệt tại Phụ lục kèm theo các Quyết định số: 1035/QĐ-TTPVHCC ngày 08/7/2025; 1048/QĐ-TTPVHCC ngày 09/7/2025; 1067/QĐ-TTPVHCC ngày 15/7/2025; 1273/QĐ-TTPVHCC ngày 10/9/2025 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố.
62 quy trình nội bộ mới
Theo Điều 1 của Quyết định 387/QĐ-TTPVHCC, tổng cộng có 62 TTHC được phê duyệt quy trình giải quyết chi tiết. Hệ thống Phụ lục kèm theo Quyết định 387/QĐ-TTPVHCC giống như một bộ cẩm nang nghiệp vụ chi tiết, phân định rõ thẩm quyền và lộ trình giải quyết cho từng loại thủ tục.
Về lĩnh vực Hộ tịch: Tại Phụ lục II và Phụ lục V, các quy trình về Hộ tịch được tối ưu thời gian xử lý. Ở cấp Thành phố: Các thủ tục như “Cấp bản sao Trích lục hộ tịch” hay “Xác nhận thông tin hộ tịch” được quy định thời gian xử lý trong thời gian ngắn, không quá 02 đến 04 giờ làm việc cho mỗi bước nghiệp vụ. Ở cấp xã: Thời gian giải quyết tại cấp xã đối với các thủ tục thông thường được quy định trong vòng 01 ngày làm việc, đảm bảo người dân có thể nhận kết quả ngay trong ngày nếu nộp hồ sơ sớm.
Về lĩnh vực Quốc tịch: Phụ lục III quy định chi tiết các thủ tục xin nhập, thôi, trở lại hoặc xác nhận có quốc tịch Việt Nam. Thời gian giải quyết: Quy trình được phân mảnh cụ thể giữa Sở Tư pháp (kiểm tra hồ sơ), Công an cấp tỉnh (xác minh nhân thân), UBND Thành phố (đề xuất) và Bộ Tư pháp (thẩm định lại trước khi trình Chủ tịch nước). Tổng thời gian giải quyết cho các thủ tục này dao động từ 70 đến 105 ngày, tùy vào việc người yêu cầu có phải thôi quốc tịch nước ngoài hay không.
Về lĩnh vực Nuôi con nuôi: Lĩnh vực nuôi con nuôi được chia thành hai nhóm tại Phụ lục IV (cấp Sở) và Phụ lục VI (cấp xã).
Về lĩnh vực Chứng thực: Tại Phụ lục VII, các quy trình về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực di chúc và hợp đồng giao dịch được tinh gọn tối đa. Hầu hết các bước nghiệp vụ tại phòng chuyên môn cấp xã chỉ được thực hiện trong vòng 01 đến 04 giờ làm việc. Điểm đặc biệt của quy trình chứng thực mới là yêu cầu số hóa hồ sơ ngay từ khâu tiếp nhận trực tiếp để phục vụ lưu trữ điện tử, thay vì chỉ quản lý sổ sách giấy như trước đây.
Quyết định 387/QĐ-TTPVHCC không chỉ dừng lại ở việc liệt kê các bước, mà còn xác lập một phương thức làm việc hoàn toàn mới trên môi trường số, như dịch vụ công trực tuyến toàn trình: Thành phố khuyến khích tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng định danh điện tử VNeID. Kết quả giải quyết TTHC (như Trích lục khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn bản điện tử) sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân ngay sau khi hoàn tất thủ tục. Bản điện tử này có giá trị pháp lý tương đương bản giấy và rất thuận tiện cho việc thực hiện các thủ tục liên quan sau này.
Sở Tư pháp có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội thiết lập cấu hình các quy trình này lên Hệ thống thông tin của Thành phố. UBND các xã, phường cũng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc niêm yết công khai và thực hiện nghiêm túc các quy trình đã được phê duyệt.
Việc công bố Quyết định số 387/QĐ-TTPVHCC là nhằm thể hiện quyết tâm của thành phố Hà Nội trong việc xây dựng một nền “Hành chính thông minh, tận tâm phục vụ”. Bằng việc chuẩn hóa 62 quy trình tư pháp từ những khâu nhỏ nhất, Hà Nội không chỉ đơn giản hóa thủ tục mà còn tạo ra một môi trường hành chính minh bạch, nơi người dân có thể dễ dàng tiếp cận và giám sát các dịch vụ công.
Thông tin chi tiết về từng bước thực hiện, thành phần hồ sơ và các biểu mẫu tương ứng của 62 thủ tục hành chính này đã được đăng tải đầy đủ tại các Phụ lục trên Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố Hà Nội. Trung tâm kính mời các cá nhân, tổ chức truy cập tra cứu để có thể thực hiện các giao dịch hành chính một cách thuận tiện và hiệu quả nhất.