Kiosk thông minh – Bước đột phá mang hiệu quả lớn trong cải cách hành chính Thủ đô

Tham dự buổi lễ có Thiếu tướng Nguyễn Ngọc Cương - Cục trưởng Cục C12, Giám đốc Trung tâm Dữ liệu Quốc gia - Bộ Công an; ông Đinh Quang Huy - Cục trưởng Cục chuyển đổi số - Cơ yếu, Văn phòng Trung ương Đảng; ông Phạm Anh Tuấn - Vụ trưởng Vụ Thanh toán, Ngân hàng Nhà nước; ông Tạ Thành Trung - Phó Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Bộ Tư pháp.

Về phía Thành phố Hà Nội có ông Trương Việt Dũng - Phó Chủ tịch UBND TP; Thiếu tướng Dương Đức Hải - Phó Giám đốc Công an TP; ông Phạm Thanh Cao – Phó Giám đốc Sở Tư pháp; ông Nguyễn Việt Hùng - Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; ông Cù Ngọc Trang - Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công và đại diện lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị và 12 chi nhánh thuộc Trung tâm.

Về phía Agribank có ông Tô Huy Vũ - Chủ tịch Hội đồng thành viên (HĐTV) cùng lãnh đạo các Ban, Trung tâm tại Trụ sở chính và Giám đốc một số Chi nhánh Agribank trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Hệ thống Kiosk thông minh xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử là một trong những giải pháp tiên phong trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính Thủ đô, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ nhận dạng thông minh để tự động hóa quy trình chứng thực. Trước đây, người dân khi có nhu cầu chứng thực hoặc xin cấp bản sao phải trực tiếp đến điểm tiếp nhận hồ sơ, chờ đối chiếu bản gốc - bản sao, ký, đóng dấu và nhận kết quả. Quy trình này thường cần thời gian vài giờ đồng hồ, có nơi lên tới ½ ngày hoặc lâu hơn, gây áp lực cho cả người dân lẫn cán bộ hành chính. Với mô hình mới, người dân chỉ cần thao tác trực tiếp tại Kiosk: quét giấy tờ bản gốc, hệ thống sẽ tự động nhận diện, kiểm tra tính hợp lệ, xác thực thông tin và cấp ngay bản sao điện tử hợp pháp chỉ trong vài phút - nhanh chóng, chính xác, không còn cảnh xếp hàng chờ đợi.

Mô hình Kiosk thông minh mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người dân, doanh nghiệp (sử dụng dịch vụ công) và cán bộ phục vụ hành chính công. Theo đó, với việc xử lý hồ sơ giảm từ 15 phút xuống còn 3-5 phút, kết quả được trả trực tuyến qua email, mã QR hoặc ứng dụng di động sẽ giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức. Đối với cán bộ chứng thực, nhờ hệ thống AI tự động hỗ trợ đối chiếu và xác minh tài liệu, áp lực công việc giảm đáng kể, đồng thời hiệu quả được nâng cao và hạn chế được sai sót. Bên cạnh đó, nhờ ứng dụng công nghệ, kết quả xử lý hồ sơ đảm bảo minh bạch và an toàn tuyệt đối, bởi mỗi bản sao điện tử được ký số, đóng dấu điện tử và lưu trữ tập trung, có thể kiểm chứng qua mã xác thực duy nhất. Với việc giảm sử dụng giấy, mực in và chi phí lưu trữ, việc đưa các Kiosk thông mình và hoạt động sẽ thúc đẩy chuyển đổi số và bảo vệ môi trường, góp phần xây dựng một nền hành chính xanh, bền vững.

Trong giai đoạn đầu, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố thí điểm 10 Kiosk thông minh đầu tiên. Sau giai đoạn thí điểm, Trung tâm Phục vụ hành chính công dự kiến sẽ tiếp tục nghiên cứu, mở rộng mô hình đến các chi nhánh Trung tâm Phục vụ hành chính công, điểm giao dịch ngân hàng và một số địa điểm công cộng khác, tạo thuận tiện tối đa cho người dân khi thực hiện dịch vụ công.

Từ “điểm nghẽn nhỏ” đến sáng kiến lớn

Phát biểu tại buổi lễ, ông Cù Ngọc Trang - Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công TP Hà Nội cho hay: Thực hiện chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về đột phá trong khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, Thành phố Hà Nội đã và đang đi đầu trong xây dựng nền hành chính phục vụ - lấy người dân làm trung tâm, lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy công nghệ làm động lực phát triển. Trong tổng thể đó, cải cách thủ tục hành chính chính là tuyến đầu của chuyển đổi số, nơi mỗi thay đổi dù nhỏ cũng tạo ra tác động lớn đến người dân và doanh nghiệp.

Theo ông Trang, chỉ riêng thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, mỗi tháng Thành phố Hà Nội tiếp nhận gần 70.000 hồ sơ. Trong khi đó, hầu hết các xã, phường chỉ có 1-2 cán bộ tư pháp đảm nhiệm. Điều đó cho thấy một thủ tục tưởng chừng đơn giản lại đang chiếm một phần lớn khối lượng công việc, gây áp lực cho cán bộ và mất nhiều thời gian, công sức của người dân. Dù Thủ tướng Chính phủ và Chủ tịch UBND Thành phố đã chỉ đạo chấn chỉnh việc lạm dụng yêu cầu bản sao chứng thực, nhưng thực tế, thủ tục này vẫn phát sinh với số lượng rất lớn, không chỉ vì thói quen hành chính mà còn vì chưa có công cụ số hoá đủ tin cậy để thay thế thao tác thủ công. Người dân vẫn phải mang bản chính đi lại nhiều lần, chờ đợi, tốn thời gian. Cán bộ tư pháp vẫn phải làm thủ công từng hồ sơ, vừa quá tải, vừa tiềm ẩn sai sót. Đó là "điểm nghẽn nhỏ nhưng hậu quả lớn" trong quá trình chuyển đổi số hành chính. 

Từ thực tế đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố đã chủ động nghiên cứu, phối hợp cùng các đối tác để phát triển Hệ thống xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử - một giải pháp "đột phá nhỏ cho hiệu quả lớn", giúp chuyển quy trình chứng thực từ thủ công sang điện tử, bảo đảm an toàn, nhanh chóng, hợp pháp và thân thiện với người dùng. Hệ thống ứng dụng AI, OCR, xác thực khuôn mặt, cho phép người dân thực hiện chứng thực trực tiếp tại Kiosk thông minh. Toàn bộ quy trình - từ đối chiếu, ký số công vụ, đến in bản sao có mã QR - chỉ mất 3-5 phút, thay vì 15 phút như cách làm thủ công. Hiệu suất làm việc của cán bộ tư pháp tăng 3–5 lần, trong khi vẫn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật tuyệt đối.

Việc triển khai mô hình thí điểm Kiosk thông minh xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử thể hiện nỗ lực của Thành phố Hà Nội trong việc "Lấy người dân làm trung tâm phục vụ", đồng thời đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ, trí tuệ nhân tạo trong quản lý, vận hành nền hành chính. Từ ngày 10/11/2025, người dân đến thực hiện thủ tục hành chính tại Chi nhánh số 1 Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố sẽ có cơ hội trực tiếp trải nghiệm mô hình mới - nhanh chóng, tiện lợi, minh bạch và thân thiện, góp phần lan tỏa hình ảnh một nền hành chính công hiện đại, thông minh và gần gũi với mọi công dân Thủ đô. 

"Quét căn cước” - Kích hoạt mô hình thông minh

Tại buổi lễ, đại diện lãnh đạo các đơn vị đã thực hiện nghi thức "quét căn cước công dân" ra mắt và vận hành Kiosk thông minh. Màn hình Kiosk thông minh sáng lên với giao diện thân thiện, hiển thị quy trình xác thực và cấp bản sao điện tử. Toàn bộ thao tác – từ quét mã định danh, xác thực khuôn mặt, in bản sao điện tử – được thực hiện chỉ trong vài phút, minh chứng rõ nét cho hiệu quả của công nghệ mới.

Ngay sau nghi thức, các đại biểu đã trực tiếp trải nghiệm mô hình Kiosk thông minh đặt tại Chi nhánh số 1 – Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội. Tại đây, nhiều người đã tự tay thao tác quy trình chứng thực, nhận bản sao điện tử qua email hoặc ứng dụng iHanoi, đồng thời đánh giá cao giao diện thân thiện, tốc độ xử lý nhanh và độ chính xác cao của hệ thống.

Việc đưa vào vận hành thử nghiệm mô hình Kiosk thông minh và Hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử khẳng định cam kết nhất quán của Hà Nội trong việc đưa công nghệ đến gần đời sống, lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo cải cách. Người dân không còn phải nghe những khái niệm trừu tượng về “chuyển đổi số”, mà có thể trực tiếp cảm nhận sự thay đổi ngay khi đứng trước màn hình Kiosk: thao tác đơn giản, kết quả nhanh chóng, quy trình minh bạch, dữ liệu được bảo mật tuyệt đối.

Đó là hình ảnh cụ thể của một nền hành chính hiện đại – thông minh – thân thiện, nơi công nghệ được vận dụng nhằm mục tiêu phục vụ người dân. Công nghệ không thay thế con người, mà hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn, nhân văn hơn. Chính từ những trải nghiệm tưởng nhỏ như vậy, niềm tin của người dân vào bộ máy công quyền được củng cố, khát vọng về một Thủ đô Hà Nội số, chính quyền số, công dân số được lan tỏa mạnh mẽ hơn bao giờ hết.