Theo nội dung Đề án, thành phố Hà Nội sẽ tiến hành số hóa, chỉnh lý hồ sơ tài liệu của các cơ quan khối Đảng, chính quyền và đoàn thể, tập trung trước mắt vào cấp huyện, cấp xã. Các tài liệu được số hóa không chỉ phục vụ cho việc dừng hoạt động, sáp nhập các đơn vị hành chính theo tinh thần Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, mà còn hướng tới việc tạo lập một cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung có khả năng liên thông, chia sẻ và tái sử dụng.
Cơ sở dữ liệu này sẽ tích hợp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cán bộ, từ hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống quản lý văn bản và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Thành phố điều chỉnh tên hệ thống thành “Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung” để phân biệt rõ với các cơ sở dữ liệu khác.
Đặc biệt, kho dữ liệu mới sẽ không chỉ lưu trữ đơn thuần mà còn ứng dụng công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép khai thác, phân tích thông tin nhanh chóng, chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách minh bạch, thuận tiện hơn.
Ảnh minh họa
Đối với hạng mục chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp huyện, cấp xã sẽ gồm các giai đoạn. Cụ thể, giai đoạn chuẩn bị đầu tư, Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ lựa chọn đơn vị tư vấn lập thuyết minh và dự toán chi tiết hoàn thành ngày 18/6/2025, lập thuyết minh và dự toán chi tiết ngày 20/6/2025, thẩm định, phê duyệt thuyết minh và dự toán chi tiết ngày 25/6/2025.
Giai đoạn thực hiện đầu tư, Trung tâm Phục vụ hành chính công phối hợp cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành trước ngày 31/7/2025, phối hợp Công an thành phố, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố trực thuộc Sở Nội vụ chuẩn bị các điều kiện bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tài liệu trước ngày 31/7/2025. Cùng với đó, phối hợp cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành bàn giao tài liệu cơ quan cấp xã trước ngày 15/8/2025.
Giai đoạn thi công, Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công phối hợp cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu tại thời điểm tiến hành thi công hoàn thành hạng mục chỉnh lý tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện dừng hoạt động tháng 11/2025, tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã tháng 12/2025.
Đối với hạng mục xây dựng Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung, thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công triển khai và tiến hành các thủ tục đầu tư theo quy định, bảo đảm hiệu quả, hoàn thành trong năm 2025 và chính thức đưa vào sử dụng từ tháng 2/2026.