Theo Quyết định, tổng số 08 thủ tục hành chính đã được thực hiện tái cấu trúc theo hướng toàn trình, bao gồm 07 thủ tục trong lĩnh vực bưu chính gồm: Cấp Giấy phép bưu chính; Cấp lại Giấy phép bưu chính bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được; Sửa đổi, bổ sung giấy phép bưu chính; Cấp lại Giấy phép bưu chính khi hết hạn; Cấp văn bản xác nhận thông báo hoạt động bưu chính; Cấp lại văn bản xác nhận thông báo hoạt động bưu chính bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được; Sửa đổi, bổ sung văn bản xác nhận văn bản thông báo hoạt động bưu chính và 01 thủ tục trong lĩnh vực viễn thông và Internet là Đăng ký hỗ trợ sử dụng dịch vụ viễn thông phổ cập.
Các thủ tục trên đều được rà soát, chuẩn hóa và thiết kế lại quy trình xử lý trên môi trường điện tử.
Chuyển đổi toàn diện sang môi trường số, lấy dữ liệu làm trung tâm
Một trong những điểm đột phá của phương án tái cấu trúc lần này là việc chuyển đổi toàn diện từ phương thức xử lý hồ sơ truyền thống sang xử lý trên môi trường số. Thay vì yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải chuẩn bị, nộp nhiều loại giấy tờ như trước đây, hệ thống dịch vụ công trực tuyến được thiết kế để khai thác trực tiếp dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành đã được kết nối.
Theo đó, các biểu mẫu được chuyển đổi sang dạng điện tử (E-form), cho phép tự động điền thông tin từ dữ liệu định danh cá nhân, dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và các nguồn dữ liệu tin cậy khác. Điều này không chỉ giúp giảm đáng kể thời gian kê khai mà còn hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu.
Đáng chú ý, phương án tái cấu trúc xác định rõ nguyên tắc "dữ liệu là đầu vào mặc định". Những thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử, đã được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các cơ sở dữ liệu dùng chung sẽ không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp lại dưới bất kỳ hình thức nào. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác, sử dụng dữ liệu để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép người sử dụng tái sử dụng dữ liệu và hồ sơ đã lưu trữ trong kho dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp. Đây là một bước tiến quan trọng, góp phần hình thành "hồ sơ số" xuyên suốt, giúp giảm thiểu tối đa việc chuẩn bị lại giấy tờ cho các lần thực hiện thủ tục tiếp theo.
Chuẩn hóa quy trình, tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Phương án tái cấu trúc không chỉ dừng lại ở việc số hóa hồ sơ mà còn thiết kế lại toàn bộ quy trình xử lý theo hướng khép kín trên môi trường điện tử. Từ khâu tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, thẩm định, phê duyệt đến trả kết quả đều được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ điện tử, đồng thời khai thác dữ liệu đã có trong các hệ thống kết nối để thay thế cho hồ sơ giấy. Đặc biệt, cán bộ không được yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu, cũng như không thực hiện các quy trình xử lý song song ngoài hệ thống.
Ở khâu thẩm định, cơ quan chuyên môn khai thác dữ liệu trực tiếp trên hệ thống để xử lý hồ sơ, thực hiện ký số và ban hành kết quả điện tử. Hệ thống cũng tự động thực hiện đối soát, xác thực dữ liệu, góp phần nâng cao độ chính xác và hạn chế rủi ro.
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính được trả trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc các nền tảng số khác. Trong trường hợp cần thiết, người dân, doanh nghiệp vẫn có thể nhận bản giấy trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Việc chuẩn hóa quy trình theo hướng điện tử hóa toàn diện giúp bảo đảm tính minh bạch, khả năng theo dõi, truy vết toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ, đồng thời nâng cao trách nhiệm giải trình của đội ngũ cán bộ, công chức.
Đánh giá tác động: Giảm chi phí xã hội, nâng cao hiệu quả quản lý
Việc triển khai phương án tái cấu trúc 08 thủ tục hành chính trong lĩnh vực Bưu chính, Viễn thông và Internet được đánh giá sẽ mang lại nhiều tác động tích cực, cả đối với người dân, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.
Trước hết, đối với doanh nghiệp, lợi ích dễ nhận thấy là việc cắt giảm đáng kể chi phí và thời gian. Khi không còn phải chuẩn bị, sao chụp, chứng thực nhiều loại giấy tờ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hành chính, đồng thời rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ. Việc nộp hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả điện tử cũng giúp giảm chi phí đi lại, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi rộng.
Thứ hai, phương án tái cấu trúc góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công. Việc tự động hóa quy trình, giảm sự can thiệp thủ công giúp hạn chế sai sót, nâng cao tính chính xác và thống nhất trong xử lý hồ sơ. Người dân và doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, từ đó tăng mức độ hài lòng và niềm tin đối với cơ quan hành chính nhà nước.
Thứ ba, đối với cơ quan quản lý, việc khai thác và sử dụng dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dùng chung giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Dữ liệu được cập nhật, liên thông và tái sử dụng không chỉ phục vụ giải quyết thủ tục hành chính mà còn hỗ trợ công tác thống kê, phân tích, hoạch định chính sách.
Đặc biệt, việc loại bỏ yêu cầu nộp lại các giấy tờ đã có trong hệ thống giúp giảm áp lực xử lý hồ sơ cho cán bộ, công chức, đồng thời hạn chế tình trạng ùn tắc, chậm trễ trong giải quyết thủ tục hành chính.
Tuy nhiên, để phương án tái cấu trúc phát huy hiệu quả tối đa, cần bảo đảm điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, hoàn thiện việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, cũng như nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ và người sử dụng. Trong trường hợp dữ liệu chưa được kết nối hoặc chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận cần có hướng dẫn rõ ràng, kịp thời để tránh phát sinh vướng mắc.
Khẳng định quyết tâm cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số
Việc phê duyệt và triển khai phương án tái cấu trúc các thủ tục hành chính trong lĩnh vực Bưu chính, Viễn thông và Internet tiếp tục khẳng định quyết tâm của thành phố Hà Nội trong việc đẩy mạnh cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số.
Thông qua việc lấy dữ liệu làm trung tâm, điện tử hóa toàn bộ quy trình và nâng cao chất lượng phục vụ, Hà Nội đang từng bước xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới.
Trong thời gian tới, cùng với việc mở rộng tái cấu trúc các lĩnh vực khác, việc hoàn thiện hệ sinh thái dịch vụ công trực tuyến và phát triển dữ liệu số sẽ tiếp tục là trọng tâm, góp phần thúc đẩy chính quyền số, kinh tế số và xã hội số trên địa bàn Thủ đô.