Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Công dân truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng đường dẫn: https://dichvucong.gov.vn/. Sau đó, chọn nút "Đăng nhập" tại góc trên bên phải màn hình.
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử
Chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử cấp bởi Bộ Công an dành cho công dân.
Bước 3: Xác thực tài khoản
Nhập số định danh cá nhân và mật khẩu. Xác thực qua VNeID (mã xác nhận hoặc quét QR). Nhập mã xác thực (Passcode) và nhấn "Xác nhận".
Bước 4: Tìm kiếm dịch vụ cần thực hiện
Sau khi đăng nhập thành công vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia, công dân chọn "Dịch vụ công trực tuyến". Tiếp theo, nhập dòng chữ "Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam" vào ô "Tìm kiếm". Hệ thống sẽ hiển thị ô "Dịch vụ công trực tuyến", tại đây, công dân nhấn vào "Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch)" để tiếp tục thực hiện.
Bước 5: Xem chi tiết thủ tục hành chính
Công dân xem chi tiết thủ tục hành chính để nắm được trình tự thực hiện, thời gian giải quyết, phí, lệ phí của thủ tục đối với các hình thức nộp trực tiếp, dịch vụ bưu chính và trực tuyến.
Tại đây công dân có thể tải tải toàn bộ những tờ khai, khai theo hướng dẫn và ký tên để phục vụ cho việc tải và nộp hồ sơ ở phần "Thành phần hồ sơ".
Mục "Cơ quan thực hiện": Ở ví dụ này, công dân chọn "Thành phố Hà Nội", chọn "Phường Bạch Mai" và nhấn nút "Đồng ý". Lưu ý, công dân lựa chọn những Cơ quan (Sở), Ủy ban nhân dân cấp xã, phường có áp dụng dịch vụ công này. Tiếp theo, trên màn hình xuất hiện dịch vụ "Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch)", công dân nhấn vào ô "Nộp trực tuyến" để tiếp tục.
Bước 6: Khai báo thông tin nộp hồ sơ
Thông tin chung: Hệ thống đã gợi ý Đơn vị, Lĩnh vực, Thủ tục. Ở mục "Dịch vụ công", chọn "Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch" .
Thông tin người nộp hồ sơ: Hệ thống đã tự động điền những thông tin cần thiết của công dân.
Thông tin người ủy quyền: (Nếu có) công dân hãy điền đầy đủ các trường có dấu sao đỏ.
Bước 7: Chuẩn bị thành phần hồ sơ
Mục 1: Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).
Mục 2: Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).
Mục 3: Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Mục 4: Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Mục 5: Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Bước 8: Hoàn tất nộp hồ sơ
Sau khi đính kèm đầy đủ các giấy tờ cần thiết, công dân tích vào ô "Tôi cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của các giấy tờ có trong hồ sơ và cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan", sau đó nhấn "Lưu và nộp hồ sơ".
Bước 9: Xác nhận thành công
Hệ thống sẽ hiển thị thông báo: Một ô màu xanh ở góc phải màn hình với dòng chữ "Thông báo! Nộp hồ sơ thành công!". Trong mục "Dịch vụ công của tôi", có ô chữ ""Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch" " sẽ được cập nhật cùng các thông tin chi tiết như: mã hồ sơ, đơn vị xử lý, ngày nộp, ngày tiếp nhận... Đồng thời, bạn nhận tin nhắn thông báo mã hồ sơ trên điện thoại để tiện tra cứu.
Vậy là công dân đã hoàn thành "Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch)" trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia!
Hy vọng rằng hướng dẫn này sẽ hỗ trợ quý công dân thực hiện thủ tục một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy gọi trực tiếp đến Đường dây nóng của Tổng đài AI hỗ trợ Dịch vụ Công: 19001009, để được tư vấn chi tiết. Công dân có thể xem lại video trên Website: https://ttpvhcc.hanoi.gov.vn/